私は、おもにお客様へのご請求書を作成する「精算事務」と、社内経理を兼任しています。精算事務は、運行終了後、運行にかかったすべての費用を計算してお客様に請求書をお届けします。また、費用処理だけでなく、ドライバーさんやバスの走行距離・走行時間などといった運行に関するデータ集計も業務の1つです。運行前にご旅行の計画と準備をするのが「営業」なら、運行後にご旅行のまとめをするのが「精算事務」といった役割ですね。
また観光業は、週末や春秋の観光シーズンなど忙しさに波があります。とは言っても、忙しいのはあくまでこちらの都合であり、お客様には関係ありません。運行後、少しでも早くお客様にご請求内容をお伝えするため、効率の良い仕事ぶりが求められます。経理的知識のほかに、地理的な知識やバス運行ルールの知識も必要になるため、覚えることが多く大変ですがやりがいはあります。
数字を扱う精算事務に向いている人は、几帳面で真面目な性格の人だと思われがちです。しかし、性格が大ざっぱな人はその分最終チェックを複数回行なうなどして、自分なりの工夫で業務をこなしています。本当に必要なのは几帳面な性格よりも、コツコツと努力を続けていく気持ちと、お客様や他部署の立場に立って必要なことの優先度を見極める力だと思います。
また精算事務の仕事は、勝手な自己判断をしないことも重要です。ドライバーさんや営業担当とうまくコミュニケーションをとらなかった結果、請求金額を間違えてしまったこともあります。精算事務は事務所内での作業がほとんどですが、実際に現場に出てお客様とやりとりをしているドライバーさんや営業にしかわからない生の情報を、適宜聞き出すことも重要になってきます。
精算事務はバックオフィス業務ではありますが、電話応対やご請求書のやりとりでお客様と接する機会も多々あります。とくに電話応対では、お客様の疑問に素早く的確に返答し、「次回もラビット急行に頼みたい」と思っていただけるような接客を心がけています。
また、精算事務のミスを減らす、作業時間を短縮するなどの社内の効率化をすすめることが、結果的にお客様の満足度向上につながると信じて日々の業務を行なっています。
